Une aide intégrée à votre logiciel, une équipe pour suivre vos demandes et une maintenance continue pour accompagner vos usages.
Un menu d’aide contextuelle est disponible depuis chaque page du logiciel. Il regroupe des procédures illustrées et des copies d’écran pour chaque module. Des icônes intégrées aux formulaires donnent un accès direct à la rubrique concernée, sans avoir à parcourir toute la documentation.
Les équipes Trackoe sont joignables par téléphone, via le portail web de tickets ou par email. Chaque demande est systématiquement enregistrée sous forme de ticket JIRA SAV, quel que soit le canal utilisé. Le demandeur reçoit une notification à chaque évolution de son ticket.
De la réception à la résolution, votre demande est identifiée, orientée et suivie.
Quelques échanges permettent d’évaluer le niveau d’urgence et d’établir les délais de traitement adéquate à votre contexte :
Dès que votre ticket est résolu, vous recevez une notification.
Un ticket peut aussi être bloqué ou abandonné. Vous êtes informé par e-mail à chaque évolution. Depuis le portail, votre organisation peut suivre les demandes, consulter les réponses et vérifier les temps de traitement.
Toute anomalie détectée fait l’objet d’un ticket classé en mineur, majeur ou critique. Le ticket suit un cycle complet (ouverture, traitement, clôture) avec notifications automatiques à chaque étape. Un rapport annuel des activités de maintenance est remis à la collectivité.
Les équipes Trackoe assurent la mise à jour continue de la plateforme web face aux évolutions des navigateurs, et des applications Android face aux nouvelles normes de l’OS. Ces opérations sont réalisées de manière transparente, sans action requise de la collectivité.
Les services bénéficient automatiquement de toutes les évolutions de Trackoe : nouvelles fonctionnalités, évolutions réglementaires (REOM, TEOM, normes Android) et améliorations des interfaces. Chaque mise à jour est accompagnée d’une newsletter et d’une documentation actualisée.
Une maintenance importante peut ralentir ou interrompre temporairement le service. Nous vous informons au moins un mois à l’avance des évolutions concernées, des raisons, de la date, de l’heure et de la durée prévue — sauf maintenance de sécurité urgente. Elle est programmée en dehors des heures d’ouverture, le soir ou le week-end, puis nous vous confirmons le retour à la normale dès la fin de l’opération.
Nous vous accompagnons jusqu’à la validation de vos fichiers par la DGFiP ou votre logiciel comptable.
nous fixons ensemble le calendrier pour émettre vos factures au bon moment.
nous vérifions avec vous qu’elles sont correctement renseignées.
nous contrôlons vos règles de gestion, repérons les fiches à corriger et les corrigeons, ou vous les indiquons.
catégories juridiques, SIREN/SIRET, format des champs — tout est vérifié avant l’envoi.
une fois les contrôles amont réalisés.
nombre de factures, montants totaux et par catégorie, comparaison avec les années précédentes, puis contrôle d’un échantillon de factures.
nous restons disponibles pour corriger et relancer si besoin, jusqu’à validation par la trésorerie ou votre logiciel comptable.
les fiches incomplètes ressortent d’elles-mêmes, avec le champ concerné
Mise à jour de vos grilles tarifaires et modèles de calcul
Indicateurs disponibles dès l’émission des factures
Réponses à vos questions sur les factures et leurs montants
Accompagnement jusqu’à la validation des pièces transmises